Одоогийн хэрэглэж буй олон улсын захидал харилцааны хэлбэрүүд нь 150 гаруй жилийн түүхтэй бөгөөд өрнийн орнуудын хувьд дээрх соёлыг өргөн дэлгэр хэрэглэж сурсан байдаг.
Бүх төрлийн албан захидал харилцааны бичиг баримтыг дараах үндсэн хоёр хэлбэрт хуваана.
1.Албаны буюу дипломатын Энэ төрлийн харилцааны бичиг баримтад нот бичиг, мемеорандум, санамжийн бичиг зэрэг ордог.
2.Ажил хэргийн буюу бизнесийн Энэ төрлийн захидал бичигт хагас албаны шинж чанартай бөгөөд голдуу пүүс, компаниудын хооронд /хувийн/ худалдаа наймааны асуудлаар харилцах болон холбоо тогтоох зэрэг хамтын үйл ажиллагааны явцад өргөн хэрэглэдэг баримтууд хамрагдана.
Ямар ч захидал дугтуйн дээрх захидал хүлээн авагчийн хаягнаас эхэлнэ. Yүний тулд захидал хүлээн авагчийн хаягийг урьдчилан тодруулж авах нь зүйтэй. Гадаадын зарим оронд манай улсад хэрэглэж буй захидал хүлээн авагч, явуулагчийн хаяг практикт тохирдоггүй.
Хэрэв захидлыг тусгай цонх бүхий дугтуйд явуулж байгаа бол захидал явуулагчийн хаягийг дугтуйн зүүн дээр талд бичиж, хүлээн авагчийн хаягийг тусгай цонхоор харагдаж байхаар тохируулан бичнэ. Мөн хүлээн авагчийн овог, нэрийг хүндэтгэлийн үгийн хамт Ноён Уильс Смит гэх мэтээр дугтуй дээр бичнэ.
Та хэрэв анх удаа танихгүй хүнтэй захидлаар харьцах болбол зарим хүндрэл учирч болох юм. Ер нь гадаадын хүмүүсийн нэр, овгоор нь эрэгтэй, эмэгтэй хүнийг аль нь болохыг ялгаж танихад хялбар биш байдаг.
Захидал хүлээн авагч маань нэрээс гадна эрдмийн цол, цэргийн хэргэм зэрэгтэй байж болно. Ийм тохиолдолд ноён, хатагтай гэсэн үгийн оронд доктор, профессор, генерал, маршал, дараа нь овог, нэрийн эхний үсгийг томоор бичдэг.
Албан захидлыг ямар нэг нөхцөлд хувийн захидалтай андуурч хөндлөнгийн хүмүүст задлуулахгүйн тулд манай улсад гарт нь, Англид priүate, confidential, АНУ-д personal, confidential, ОХУ-д лично гээн үгүүдийг захидал хүлээн авагчийн нэрийн дараа хаалтанд бичдэг.